NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO AI SENSI DELL’ART. 28 DEL GDPR

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), la presente informativa definisce i termini della nomina di è ALTO LABS, con sede in Via Aldo Moro 20, 24047 – Treviglio (BG) contattabile all’indirizzo e-mail info@alto-labs.com, in qualità di Responsabile del trattamento, in relazione ai dati personali gestiti dalle scuole (Titolari del trattamento) attraverso la piattaforma InBuoneMani APP.

Con Alto Labs ci si intende riferire a:

Alessandro Pirovano

via Dante Alighieri 21, Cassano (MI)

C.F.: PRVLSN77M02L400E

P.IVA: 08848470962

Tommaso Ferrari

via Vittime dell’Annamaria 29, Caravaggio (BG)

C.F.: FRRTMS81T22L400Z

P.IVA: 04026120164

Accettazione della Nomina
L’accettazione e l’utilizzo del servizio da parte della scuola e dei genitori costituisce accettazione implicita della presente nomina ai sensi dell’art. 28 GDPR. Non è richiesta la firma di un documento separato, fermo restando che, su richiesta, il Titolare può richiedere una copia firmata della presente informativa.

Obblighi delle Scuole come Titolari del Trattamento

Si ricorda che le scuole, in qualità di Titolari del trattamento, sono tenute a fornire alle famiglie e agli interessati un’informativa privacy conforme al GDPR, che specifichi le modalità di trattamento dei dati personali, inclusi quelli eventualmente caricati sulla piattaforma InBuoneMani App. Resta responsabilità esclusiva delle scuole garantire che tale informativa sia chiara, completa e accessibile.

Ruolo della Scuola e Diritti delle Famiglie

Si informa che il Titolare del trattamento dei dati è esclusivamente la scuola presso cui è iscritto il minore. Alto Labs agisce unicamente in qualità di Responsabile del trattamento, fornendo supporto tecnologico alla gestione dei dati. Pertanto, per qualsiasi richiesta relativa alla privacy, inclusi l’accesso, la rettifica o la cancellazione dei dati personali, le famiglie devono rivolgersi direttamente alla scuola di riferimento.

PREMESSO CHE

• Il Titolare raccoglie e tratta dati personali relativi ai minori, ai loro genitori/tutori e al personale scolastico nell’ambito della gestione della scuola;
• Il Titolare utilizza il software InBuoneMani App fornito dal Responsabile per organizzare e gestire tali dati;
• Il Responsabile tratta i dati personali esclusivamente per conto del Titolare, secondo le istruzioni ricevute e nel rispetto delle normative vigenti (Regolamento UE 2016/679 – GDPR);

SI CONVIENE QUANTO SEGUE

OGGETTO DELL’INCARICO

Il Responsabile è incaricato dal Titolare per eseguire operazioni di trattamento sui dati personali contenuti nella piattaforma gestionale InBuoneMani App per le seguenti finalità:

• Archiviazione e gestione elettronica dei dati degli utenti del servizio (bambini, genitori/tutori, personale scolastico);
• Sicurezza informatica e protezione dei dati memorizzati nel software;
• Manutenzione tecnica e assistenza sulla piattaforma.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali raccolti attraverso InBuoneMani App sono utilizzati esclusivamente per il funzionamento dei servizi offerti. Non verranno condivisi con terzi né utilizzati per scopi diversi da quelli relativi alla gestione e al supporto della piattaforma.

Il trattamento riguarda le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi: nome, cognome, data di nascita dei bambini, dati anagrafici dei genitori/tutori caricati dal Titolare;
• Dati di contatto: indirizzi email, numeri di telefono dei genitori/tutori caricati dal Titolare;
• Dati sanitari: diete speciali, allergie, intolleranze, condizioni particolari, se necessario per la gestione scolastica caricati dal Titolare;
• Dati amministrativi: informazioni di pagamento, iscrizioni, presenze caricati dal Titolare;
• Immagini e video: foto e video caricati dal Titolare per finalità documentative, comunicative o didattiche.
• Documenti PDF: documenti caricati dal Titolare per finalità documentative, comunicative o didattiche.
• Dati tecnici di navigazione: oltre ai dati forniti dagli utenti, vengono raccolti anche dati tecnici come indirizzi IP, variabili di sessione, cookie, informazioni sul dispositivo e dati di log. Questi dati sono utilizzati per garantire il corretto funzionamento della piattaforma, migliorare l’esperienza utente e garantire la sicurezza del servizio.

La scuola, in qualità di Titolare del trattamento, garantisce di trattare i dati personali di terzi (bambini, genitori e personale scolastico) inseriti nella piattaforma InBuoneMani App nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), assicurando di avere i necessari consensi o le basi giuridiche adeguate al trattamento. La scuola si assume la piena responsabilità per il trattamento di tali dati, manlevando Alto Labs, in qualità di Responsabile del trattamento, da qualsiasi responsabilità derivante da un utilizzo illecito o non conforme alla normativa vigente. 

CONSERVAZIONE E SICUREZZA DEI DATI

• Le immagini e video, sono conservati per un periodo massimo di 6 mesi sui server gestiti dal Responsabile.
• Dati relativi al registro presenze o al diario: saranno conservati per un periodo massimo di dodici mesi.
• Dati relativi a documenti e rette (inclusi file PDF): questi dati saranno conservati sulla piattaforma fino a quando l’utente non ne disporrà autonomamente la cancellazione.
• Tutti i files sono protetti mediante crittografia per garantirne la riservatezza e l’integrità. Per garantire un accesso rapido ed efficiente ai contenuti, le miniature delle immagini (inclusi avatar, anteprime dei documenti e foto del diario) vengono archiviate in chiaro sui nostri server. Ciò significa che, sebbene siano protette da misure di sicurezza adeguate, le immagini non sono crittografate a livello di storage e possono essere accessibili tramite i rispettivi URL diretti.
• Al termine dei rispettivi periodi di conservazione, o su specifica richiesta dell’utente, tutti i dati saranno eliminati in modo sicuro e definitivo dal sistema, in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Da quel momento in avanti il diritto di accesso, cancellazione e rettifica non potranno quindi più essere esercitati.
• L’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato, che è vincolato da obblighi di riservatezza e sottoposto a formazione specifica.
• Il Responsabile non utilizza i dati per scopi propri né li condivide con terzi, salvo richiesta esplicita del Titolare o obblighi di legge.

Nel caso in cui una scuola non rinnovi l’abbonamento per l’anno scolastico successivo, o in caso di prova gratuita non attivi InBuoneMani App, tutti i dati, sia ufficiali che di prova, vengono automaticamente eliminati dai nostri sistemi. Questa procedura garantisce la tutela della privacy e il rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

OBBLIGHI DEL RESPONSABILE

Il Responsabile si impegna a:

• Trattare i dati esclusivamente su istruzione scritta del Titolare;
• Garantire misure di sicurezza adeguate alla protezione dei dati (cifratura, backup, accesso riservato, antivirus, firewall, controlli periodici sulla sicurezza del sistema);
• Garantire la riservatezza del personale incaricato al trattamento;
• Non trasferire i dati al di fuori dell’Unione Europea senza adeguate garanzie;
• Collaborare con il Titolare in caso di richieste degli interessati (diritti di accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione, opposizione).

DURATA E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO

La presente nomina è valida per tutta la durata del rapporto contrattuale tra il Titolare e il Responsabile. Alla cessazione del rapporto, il Responsabile si impegna a restituire o cancellare definitivamente i dati trattati, salvo obblighi di legge diversi.

CONTROLLI E VERIFICHE

Il Titolare ha diritto di verificare il rispetto delle misure di sicurezza e conformità del trattamento da parte del Responsabile, anche mediante audit o richieste di documentazione.

RESPONSABILITÀ

Il Responsabile risponde del trattamento dei dati solo se opera in violazione delle istruzioni del Titolare o del GDPR.

Data di aggiornamento 20/02/2025